Instytucje realizujące program

Instytucja Zarządzająca

Funkcję Instytucji Zarządzającej (IZ) dla programu Funduszy Europejskich dla Małopolski 2021-2027 (FEM 2021-2027) pełni Zarząd Województwa Małopolskiego. W praktyce jednak to w departamentach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (UMWM) realizowane są poszczególne funkcje Instytucji Zarządzającej.

Za co odpowiedzialna jest Instytucja Zarządzająca?

Instytucja Zarządzająca odpowiedzialna jest za:

• wdrażanie programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027;
• zarządzanie programem;
• przestrzeganie i stosowanie regulacji i zasad.

Jakie jednostki odpowiedzialne są za realizację programu?

W strukturze organizacyjnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego wyróżniono trzy kluczowe jednostki odpowiedzialne za realizację Funduszy Europejskich dla Małopolski 2021-2027:

• Jednostkę ds. Zarządzania
• Jednostkę ds. Wdrażania
• Biuro ds. Certyfikacji

Jakie są zadania poszczególnych jednostek?

Zadania Jednostki ds. Zarządzania realizowane są przez dwa departamenty UMWM:

• Departament Monitorowania Wdrażania FE
• Departament Rozwoju Regionu

Do zadań Jednostki ds. Zarządzania, realizowanych przez Departament Monitorowania Wdrażania FE należą:

• zapewnienie efektywności i poprawności zarządzania i realizacji FEM 2021-2027 zgodnie
  z zasadami należytego zarządzania finansowego, zapewnienie skutecznego i spójnego systemu księgowego, systemu kontroli, zarządzania ryzykiem oraz systemu audytu wewnętrznego;
• przygotowanie Podręcznika Instytucji Zarządzającej FEM 2021-2027, w skład którego wchodzą m. in. Opis Systemu Zarządzania i Kontroli oraz instrukcje wykonawcze,
• przygotowywanie rocznych Planów Realizacji Działań FEM 2021-2027;
• przygotowanie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania oraz sprawozdania końcowego do Komisji Europejskiej;
• przygotowanie zbiorczych raportów o nieprawidłowościach i przekazywanie ich do ministerstwa;
• realizacja przedsądowego etapu procedury odwoławczej w ramach programu,
• prowadzenie kontroli systemowych;
• koordynacja działań z zakresu realizacji Pomocy Technicznej FEM 2021-2027,
• opracowanie oraz realizacja Strategii Komunikacji FEM 2021-2027;
• prowadzenie działań informacyjnych oraz szkoleniowych skierowanych do beneficjentów FEM 2021-2027;
• wprowadzanie zmian w systemie zarządzania i kontroli FEM 2021-2027;
• pozyskiwanie, rejestrowanie i wymiana informacji o beneficjentach pomiędzy instytucjami w FEM 2021-2027 w zakresie zawiadomień/ postepowań prowadzonych przez organy ścigania.

Do zadań Jednostki ds. Zarządzania, realizowanych przez Departament Rozwoju Regionu UMWM, należą:

• przygotowanie programu FEM 2021-2027 oraz udział w negocjacjach dotyczących programu z Komisją Europejską;
• przygotowanie Szczegółowego Opisu Priorytetów FEM 2021-2027 precyzującego w szczególności: zakres interwencji, kryteria wyboru projektów, katalog beneficjentów;
• koordynacja działań w zakresie Kontraktu Programowego dla Województwa Małopolskiego;
• prowadzenie prac związanych z przygotowaniem projektów regionalnych w trybie niekonkurencyjnym w ramach FEM 2021-2027;
• prowadzenie sekretariatu Komitetu Monitorującego FEM 2021-2027 i zapewnienie mu wymaganych dokumentów, umożliwiających monitorowanie wdrażania FEM 2021-2027 zgodnie z jego celami;
• prowadzenie ewaluacji programu.

Do zadań Jednostki ds. Wdrażania, realizowanych przez Departament Funduszy Europejskich UMWM, należą:

• nabór, ocena, kontraktowanie – zapewnienie, że ocena projektów jest bezstronna i rzetelna,
  a wybór projektów do finansowania następuje zgodnie z kryteriami stosowanymi dla programu i projekty te, przez cały okres ich realizacji, są zgodne z odpowiednimi zasadami unijnymi i krajowymi;
• przygotowanie, ogłaszanie i prowadzenie naborów projektów, po skonsultowaniu dokumentacji konkurencyjnej z Jednostką ds. Zarządzania - przyjmowanie wniosków o dofinansowanie oraz ich weryfikacja;
• wybór projektów – tworzenie list rankingowych, podpisywanie umów o dofinansowanie projektu z beneficjentami;
• monitorowanie realizacji projektów;
• przyjmowanie wniosków o płatność od beneficjentów, weryfikacja wykorzystania środków
  i poświadczanie zrealizowanych wydatków, w tym kontrola na miejscu i decyzja o przekazaniu środków finansowych beneficjentom;
• kontrola prawidłowości wydatkowania środków finansowych w ramach projektów oraz zgodności z zasadami unijnymi i krajowymi;
• sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach w projektach;
• opracowywanie harmonogramów płatności: zapotrzebowania na środki finansowe oraz wydatków;
• opracowywanie danych dla potrzeb zarządzania finansami FEM 2021-2027, przekazywanie Jednostce ds. Zarządzania niezbędnych dokumentów i informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami;
• administrowanie systemem informatycznym IGA wspomagającym proces aplikowania o środki europejskie, wyboru projektów oraz kontraktowania, w ramach wszystkich osi priorytetowych FEM 2021-2027;
• przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Programu.

Zadania Biura ds. Certyfikacji, realizowane są przez odrębne kompetencyjnie i kadrowo komórki UMWM:

• zadania z zakresu obsługi finansowo – księgowej Programu, w szczególności weryfikacja finansowo-księgowa wniosków o płatność, sporządzanie w systemie BGK zleceń płatności, wypłata dotacji celowej beneficjentom oraz przyjmowanie i weryfikacja zabezpieczeń, czy odzyskiwanie środków na podstawie ostatecznej decyzji administracyjnej i prowadzenie bazy dłużników realizowane są przez Departament Budżetu i Finansów UMWM;
• zadania dotyczące:
  • obsługi organizacyjnej i logistycznej oraz archiwizacji dokumentów,
  • obsługi prawnej oraz wsparcia w realizacji zamówień publicznych w ramach Pomocy Technicznej,
  • wsparcia informatycznego

realizowane są przez Departament Generalny UMWM;

• zadania z zakresu obsługi kadrowej, BHP oraz podnoszenia kwalifikacji pracowników realizowane są przez Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi UMWM;
• zadania związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego (zadania zapewniające, sprawdzające  i doradcze) realizowane są w strukturze Biura Audytu i Kontroli UMWM;
• zadania związane z koordynacją prac Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego realizowane są przez Departament Rozwoju Regionu UMWM;
• zadania związane z aktualizacją i monitoringiem Regionalnej Strategii Innowacji realizowane są przez Departament Nadzoru Właścicielskiego i Gospodarki UMWM;
• zadania związane z reprezentowaniem interesów regionu w związkach i grupach interesu działających w Brukseli, w tym także wsparcie działań IZ oraz podejmowanie działań z zakresu promocji Województwa, w tym informacji o FEM 2021-2027 wobec definiowanych grup odbiorców na arenie europejskiej realizowane są przez Kancelarię Zarządu – Przedstawicielstwo WM w Brukseli.

Instytucja Pośrednicząca

Instytucja Zarządzająca (IZ), w celu sprawnej realizacji zadań, w zakresie zarządzania i wdrażania programem Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 (FEM 2021-2027), na mocy ustawy wdrożeniowej powierzyła część swoich kompetencji Instytucjom Pośredniczącym (IP):

• Małopolskiemu Centrum Przedsiębiorczości
• Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy

Instytucja Zarządzająca, powołując Instytucję Pośredniczącą, przekazuje jej część zadań i odpowiedzialność za ich realizację. Jedocześnie pozostając  odpowiedzialną za całość programu.  Dokumentem wskazującym zakres kompetencji, praw i obowiązków IP jest  porozumienie o powierzeniu realizacji zadań.

Jaki jest zakres zadań Instytucji Pośredniczących?

Zakres zadań dla Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy obejmuje m.in.:

• przeprowadzanie procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w oparciu o ustalone kryteria,
• zawieranie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektów, za wyjątkiem projektów wybranych w trybie niekonkurencyjnym (dotyczy Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości),
• zawieranie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektów (dotyczy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) wybranych w trybie konkurencyjnym oraz niekonkurencyjnym
• wykonywanie obowiązków w ramach procedury odwoławczej,
• kontrolę realizacji projektów dofinansowanych w ramach FEM 2021-2027,
• przekazywanie współfinansowania na rzecz beneficjentów,
• przekazywanie zleceń płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego,
• monitorowanie postępu realizacji projektów i weryfikacja wniosków o płatność,
• informowanie o nieprawidłowościach,
• nakładanie korekt finansowych,
• odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom,
• wypełnianie obowiązków związanych z udzielaniem beneficjentom, ze środków FEM 2021-2027, pomocy publicznej oraz pomocy de minimis,
• prowadzenie monitoringu i sporządzanie wkładów do  informacji z postępów realizacji Programu (FEM 2021-2027) oraz sprawozdania końcowego do Komisji Europejskiej,
• prowadzenie działań informacyjno-edukacyjnych w uzgodnieniu z IZ,
• przechowywanie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją powierzonych zadań.

Instytucje Pośredniczące w programie Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027

Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości
ul. Jasnogórska 11
31-358 Kraków

12 376 91 00

sekretariat@mcp.malopolska.pl

Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie
Plac Na Stawach 1
30-107 Kraków

12 619 84 01

sekretariat@wup-krakow.pl