1.    Kontroli zamówień w ramach działań FEM wdrażanych przez Departament Funduszy Europejskich podlegają wszystkie zamówienia, dla których złożysz w systemie CST 2021 -  aplikacji SL2021 moduł Zamówienia Publiczne/systemie IGA kompletną dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia

2.    Zostaniesz poinformowany w systemie SL 2021 (najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca),
o objęciu kontrolą złożonych w systemie zamówień.

3.    Zgodnie z definicją zawartą odpowiednio w ustawie PZP/Wytycznych przez zamówienie publiczne/zamówienie należy rozumieć umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z ustawy PZP/zasady konkurencyjności (o której mowa w podrozdziale 3.2 Wytycznych), pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego usług, dostaw lub robót budowlanych przewidzianych w projekcie realizowanym w ramach programu. Dokumentację z przeprowadzonych postępowań przekazujesz poprzez system SL 2021 zgodnie z Instrukcją przekazywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań do kontroli IZ FEM (dalej: instrukcja).

Przekazując zamówienie w systemie, pamiętaj o przesłaniu odpowiednich oświadczeń/wykazów/formularzy, które są załącznikami do instrukcji:

1. Oświadczenie o przekazaniu do IZ FEM kompletnej dokumentacji (oświadczenie właściwe dla zastosowanego trybu postępowania), gdzie dla:

• postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z ustawą PZP (załącznik nr 1),
• wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą konkurencyjności (załącznik nr 1a),
• przypadków szczególnych podlegających przedmiotowemu wyłączeniu ze stosowania ustawy PZP / zasady konkurencyjności (załącznik nr 1b).

2. Wykaz dokumentów przekazanych do kontroli zamówień publicznych stanowiący załącznik do kwestionariusza kontroli - dotyczy postępowań realizowanych w oparciu o przepisy ustawy PZP (załącznik nr 2).

3. Wykaz umów z wykonawcami - w przypadkach szczególnych, podlegających przedmiotowemu zwolnieniu ze stosowania ustawy PZP/ Wytycznych (załącznik nr 3).

4. Oświadczenie w zakresie szacowania wartości zamówienia/podziału - dotyczy wszystkich beneficjentów i zamówień (załącznik nr 4).

5. Wykaz aneksów - w przypadku przekazywania aneksu zmieniającego wynagrodzenie (załącznik nr 5).

6. Wykaz przesłanek uzasadniających zmianę terminu realizacji zamówienia - w przypadku przekazywania aneksu zmieniającego termin realizacji (załącznik nr 6).

7. Harmonogram udzielania zamówień w ramach projektu - uwzględniający wszystkie zamówienia objęte projektem (załącznik nr 7).

8. Formularz zamówienia udzielonego w trybie zasady konkurencyjności - w przypadku przekazywania zamówień w SL2021 moduł Korespondencja (zastosowanie tymczasowe, do czasu uruchomienia modułu Zamówienia w systemie IGA) (załącznik nr 8).

Kontroli z zakresu zamówień podlega dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, w tym również weryfikacja aneksów zawartych w ramach danego zamówienia.

Każdorazowo wraz z przekazaniem aneksu zmieniającego termin realizacji zamówienia prześlij wypełniony załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji, natomiast wraz z przekazaniem aneksu zmieniającego wynagrodzenie prześlij aktualny Wykaz aneksów wg wzoru stanowiący załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji.

Pamiętaj o aktualizacji harmonogramu udzielania zamówień w ramach projektu w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na jego zmianę.