1. Kontroli zamówień w ramach działań FEM wdrażanych przez Departament Funduszy Europejskich podlegają wszystkie zamówienia, dla których złożysz w systemie CST 2021 poprzez  aplikację SL2021 moduł Zamówienia Publiczne/ w systemie IGA poprzez moduł Zasada konkurencyjności kompletną dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Dokumentację zamówieniową przekazujesz korzystając z odpowiednich instrukcji:

• Instrukcji Użytkownika SL2021 – Zamówienia Publiczne (na gruncie PZP)
• Instrukcji Użytkownika systemy IGA – Zasada konkurencyjności (na gruncie Wytycznych)

3. Zostaniesz poinformowany w aplikacji SL 2021 poprzez moduł Korespondencja o wszczęciu czynności kontrolnych dla złożonych w systemie zamówień.

4. Zgodnie z definicją zawartą odpowiednio w ustawie PZP/ Wytycznych przez zamówienie publiczne/zamówienie należy rozumieć umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z ustawy PZP/ zasady konkurencyjności (o której mowa w podrozdziale 3.2 Wytycznych), pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego usług, dostaw lub robót budowlanych przewidzianych w projekcie realizowanym w ramach programu.

Dokumentację z przeprowadzonych postępowań przekazujesz w odpowiednich systemach zgodnie z Instrukcją przekazywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań do kontroli IZ FEM (dalej: instrukcja).

Przekazując zamówienie w systemie, pamiętaj o przesłaniu odpowiednich oświadczeń i wykazów, które są załącznikami do instrukcji:

1). Oświadczenie o przekazaniu do IZ FEM kompletnej dokumentacji (oświadczenie właściwe dla zastosowanego trybu postępowania), gdzie dla:

• postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z ustawą PZP (załącznik nr 1),
• wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą konkurencyjności (załącznik nr 1a),
• przypadków szczególnych podlegających przedmiotowemu wyłączeniu ze stosowania ustawy PZP / zasady konkurencyjności (załącznik nr 1b).

2). Wykaz dokumentów przekazanych do kontroli zamówień publicznych stanowiący załącznik do kwestionariusza kontroli - dotyczy postępowań realizowanych w oparciu o przepisy ustawy PZP (załącznik nr 2).

3). Wykaz umów z wykonawcami - w przypadkach szczególnych, podlegających przedmiotowemu zwolnieniu ze stosowania ustawy PZP/ Wytycznych (załącznik nr 3).

4). Oświadczenie w zakresie szacowania wartości zamówienia/podziału - dotyczy wszystkich beneficjentów i zamówień (załącznik nr 4).

5). Wykaz aneksów - w przypadku przekazywania aneksu zmieniającego wynagrodzenie (załącznik nr 5).

6). Wykaz przesłanek uzasadniających zmianę terminu realizacji zamówienia - w przypadku przekazywania aneksu zmieniającego termin realizacji (załącznik nr 6).

7). Harmonogram udzielania zamówień w ramach projektu - uwzględniający wszystkie zamówienia objęte projektem (załącznik nr 7).

5. Kontroli z zakresu zamówień podlega dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, w tym również weryfikacja aneksów zawartych w ramach danego zamówienia.

6. Każdorazowo wraz z przekazaniem aneksu zmieniającego termin realizacji zamówienia prześlij wypełniony załącznik nr 6 do instrukcji, natomiast wraz z przekazaniem aneksu zmieniającego wynagrodzenie prześlij aktualny Wykaz aneksów wg wzoru stanowiący załącznik nr 5 do instrukcji.

7. Aktualizuj harmonogram udzielania zamówień w ramach projektu w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na jego zmianę.

8. Pamiętaj o stosowaniu na dokumentach z przeprowadzonych zamówień właściwych oznaczeń w postaci zestawienia znaków informujących i promujących w zakresie udzielonego finansowania wg wzorów obowiązujących w realizowanej perspektywie finansowej 2021-2027.
Brak wywiązywania się z obowiązków informacyjnych i promocyjnych może skutkować pomniejszeniem wartości dofinansowania projektu zgodnie z załącznikiem nr 12 do Umowy/Porozumienia/podjęcia Uchwały o dofinansowaniu projektu.