Kontrola zamówień w ramach działań wdrażanych przez Departament Programów Unijnych dla Obszarów Wiejskich oraz KPO 

1. Kontroli zamówień w ramach działań FEM wdrażanych przez Departament Programów Unijnych dla Obszarów Wiejskich oraz KPO podlegają wszystkie zamówienia, dla których złożysz w systemie CST2021 poprzez aplikację SL2021 moduł Zamówienia Publiczne/ w systemie IGA poprzez moduł Zasada konkurencyjności kompletną dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Dokumentację zamówieniową przekazujesz korzystając z odpowiednich instrukcji:

• Instrukcji Użytkownika SL2021 – Zamówienia Publiczne (na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych, zwana dalej: ustawa PZP),
• Instrukcji Użytkownika systemy IGA – Zasada konkurencyjności (na gruncie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, zwane dalej: Wytyczne).

3. Zostaniesz poinformowany w aplikacji SL2021 poprzez moduł Korespondencja o wszczęciu czynności kontrolnych dla złożonych w systemie zamówień.

4. Zgodnie z definicją zawartą odpowiednio w ustawie PZP/ Wytycznych przez zamówienie publiczne/zamówienie należy rozumieć umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z ustawy PZP/ zasady konkurencyjności (o której mowa w podrozdziale 3.2 Wytycznych), pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego usług, dostaw lub robót budowlanych przewidzianych w projekcie realizowanym w ramach programu.

Dokumentację z przeprowadzonych postępowań przekazujesz w odpowiednich systemach zgodnie z Instrukcją przekazywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań do kontroli IZ FEM (zwana dalej: instrukcja).

Przekazując zamówienie w systemie, pamiętaj o przesłaniu odpowiednich oświadczeń i wykazów, które są załącznikami do instrukcji:

1) Oświadczenie o przekazaniu do IZ FEM kompletnej dokumentacji (oświadczenie właściwe dla zastosowanego trybu postępowania), gdzie dla:

• postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z ustawą PZP (załącznik nr 1),
• wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą konkurencyjności (załącznik nr 1a),
• przypadków szczególnych podlegających przedmiotowemu wyłączeniu ze stosowania ustawy PZP/ zasady konkurencyjności (załącznik nr 1b).

2) Wykaz dokumentów przekazanych do kontroli zamówień publicznych stanowiący załącznik do kwestionariusza kontroli - dotyczy postępowań realizowanych w oparciu o przepisy ustawy PZP (załącznik nr 2).

3) Wykaz umów z wykonawcami - w przypadkach szczególnych, podlegających przedmiotowemu zwolnieniu ze stosowania ustawy PZP/ Wytycznych (załącznik nr 3).

4) Oświadczenie w zakresie szacowania wartości zamówienia/podziału - dotyczy wszystkich beneficjentów i zamówień (załącznik nr 4).

5) Harmonogram udzielania zamówień w ramach projektu - uwzględniający wszystkie zamówienia objęte projektem (załącznik nr 5).

5. Kontroli z zakresu zamówień podlega dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, w tym również weryfikacja aneksów zawartych w ramach danego zamówienia.

6. Każdorazowo wraz z przekazaniem aneksu prześlij kompletną dokumentację stanowiącą potwierdzenie zasadności dla określonej zmiany oraz podaj podstawowe informacje, takie jak (w zależności od charakteru zmiany): numer aneksu, datę podpisania aneksu, podstawę prawną i uzasadnienie dokonanej zmiany, wartość przed/po zmianie (brutto i netto).

7. Aktualizuj harmonogram udzielania zamówień w ramach projektu w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na jego zmianę.

8. Pamiętaj o stosowaniu na dokumentach z przeprowadzonych zamówień właściwych oznaczeń w postaci zestawienia znaków informujących i promujących w zakresie udzielonego finansowania wg wzorów obowiązujących w realizowanej perspektywie finansowej 2021-2027.

Brak wywiązywania się z obowiązków informacyjnych i promocyjnych może skutkować pomniejszeniem wartości dofinansowania projektu zgodnie z załącznikiem nr 12 do Umowy o dofinansowaniu projektu.